مدیریت پروژه از مهمترین چالش های مجموعه و شرکت ها بوده است. هماهنگی کردن افراد، کنترل فعالیت ها، پیشبینی چالش های آینده، مستند سازی و ثبت اطلاعات از مهمترین دغدغه های مدیران پروژه ها است اما این دغدغه ها می تواند تا حد زیادی به کمک فناوری اطلاعات برطرف شود. از این رو استفاده از نرم افزار برای مدیران پروژه می تواند اثر قابل توجهی به موفقیت در پروژه کمک کند.
سرفصل ها
- یک نرم افزار مدیریت پروژه چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
- نرم افزار مدیریت پروژه در چه حوزه هایی نباید حضور داشته باشد؟
- راه کار مدیریت پروژه
یک نرم افزار مدیریت پروژه چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
نرم افزار ها به صورت عمومی در جایگاه دستیار انسان شناخته می شوند. این یعنی در جریان انجام کار توسط انسان، قسمی از کار توسط نرم افزار ها انجام می شود. بنابراین نرم افزار ها باید توانایی لازم برای برقراری ارتباط با انسان، انجام درست کار و اطلاع رسانی نتیجه به کاربر را داشته باشند. با این مقدمه بهتر می توان درباره ویژگی های یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب صحبت کرد.
نرم افزار مدیریت پروژه باید بتواند مدیران را در فعالیت های خود کمک کند. مثلا این نرم افزار باید بتواند لیست کار های تیم و زمان تخمینی و واقعی هر یک از کار ها را به روشنی نمایش دهد. کارمندان و مدیر باید بتوانند زمان مصرف شده هر یک از موارد کاری را به دقت ثبت کنند چرا که این زمان در مدیریت و کنترل پروژه و همچنین در محاسبه هزینه های پروژه نقش محوری دارد.
نرم افزار مدیریت کار و پروژه باید بتواند لیست کار های تیم و زمان تخمینی و واقعی هر یک از کار ها را به روشنی نمایش دهد.
از دیگر ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت پروژه، گزارش ها و خروجی های مناسب است. گزارش کارکرد افراد به تفکیک کار، گزارش هزینه های تیم و گزارش های زمانی منجمله ماهانه و هفتگی برخی از آنها هستند. گزارش ها در سامانه های مدیریت پروژه اگرچه جنبه بازبینی و بازنگری روند فعالیت افراد را دارد اما برای استفاده در دیگر ابزار های شرکت منجمله نرم افزار های مالی و نرم افزار های ارزیابی عملکرد نیز استفاده می شود.
نرم افزار مدیریت پروژه در چه حوزه هایی نباید حضور داشته باشد؟
همان طور که پیش از این گفت شد نرم افزار ها می توانند نقش قابل توجهی در موفقیت شرکت ها داشته باشند اما باید در تعریف نقش نرم افزار ها و شیوه تعامل کاربران با نرم افزار در مسیر پیشرفت شرکت باید توجه و دقت لازم انجام گیرد. نرم افزار ها صرفا نقش کمک رسانی دارند و نباید در حوزه های انجام کار و تصمیم گیری های اصلی ورود داشته باشند مثلا یک نرم افزار اداری نباید به اندازه ای گسترده و وسیع باشد که قدرت فکر کردن و خلاقیت را از کارمندان بگیرد بلکه یک نرم افزار خوب باید به اندازه ای انعطاف پذیر باشد که بتواند خلاقیت ایجاد شده در تیم را به بهترین شکل محقق کند.
در تصمیم گیری های اصلی کسب کار نیز نرم افزار ها می توانند تحلیل هایی را به عنوان پیشنهاد ارائه دهند اما تصمیم گیری و رویکرد عملی کسب و کار باید توسط کاربران تعیین و عملیاتی شود. یک نرم افزار خوب باید بتواند نیاز شرکت برای کنترل و بازرسی فعالیت ها را برآورده کند. مثلا مدیر بتواند آخرین فعالیت های روی یک کار را ببیند اما نرم افزار نباید در تشخیص گلوگاه ها و نقاط چالشی پیشداوری کند بلکه باید در تشخیص این موارد به مدیران کمک کند.
باید در تعریف نقش نرم افزار ها و شیوه تعامل کاربران با نرم افزار توجه و دقت لازم انجام گیرد
راه کار مدیریت پروژه
در طراحی و توسعه نرم افزار راه کار همین اصول در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال نمایش در دسترس اطلاعات اصلی پروژه مثل هزینه مالی و میزان کار انجام شده و کار باقیمانده از ویژگی های ساده اما بسیار مهم است. این اطلاعات به تشخیص کیفیت حرکت تیم و پیشبینی آینده پروژه کمک حائز اهمیتی می کند. به همین ترتیب اطلاعات گزارشی سامانه نیز قابل توجه است. انواع گزارش ها از وضعیت فعالیت کاربران و هزینه های مالی و زمانی قابلیت مهم ای است که شرکت ها را در بازنگری و تصمیم گیری درباره روند فعالیت تیم ها کمک می کند.