Faceless shot of anonymous formal man sitting at table in office with papers and using tablet

مدیریت پروژه هوشمند

مدیریت پروژه از مهمترین چالش های مجموعه و شرکت ها بوده است. هماهنگی کردن افراد، کنترل فعالیت ها، پیشبینی چالش های آینده، مستند سازی و ثبت اطلاعات از مهمترین دغدغه های مدیران پروژه ها است اما این دغدغه ها می تواند تا حد زیادی به کمک فناوری اطلاعات برطرف شود. از این رو استفاده از نرم افزار برای مدیران پروژه می تواند اثر قابل توجهی به موفقیت در پروژه کمک کند.

سرفصل ها

  • یک نرم افزار مدیریت پروژه چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟
  • نرم افزار مدیریت پروژه در چه حوزه هایی نباید حضور داشته باشد؟
  • راه کار مدیریت پروژه

یک نرم افزار مدیریت پروژه چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

نرم افزار ها به صورت عمومی در جایگاه دستیار انسان شناخته می شوند. این یعنی در جریان انجام کار توسط انسان، قسمی از کار توسط نرم افزار ها انجام می شود. بنابراین نرم افزار ها باید توانایی لازم برای برقراری ارتباط با انسان، انجام درست کار و اطلاع رسانی نتیجه به کاربر را داشته باشند. با این مقدمه بهتر می توان درباره ویژگی های یک نرم افزار مدیریت پروژه مناسب صحبت کرد.

نرم افزار مدیریت پروژه باید بتواند مدیران را در فعالیت های خود کمک کند. مثلا این نرم افزار باید بتواند لیست کار های تیم و زمان تخمینی و واقعی هر یک از کار ها را به روشنی نمایش دهد. کارمندان و مدیر باید بتوانند زمان مصرف شده هر یک از موارد کاری را به دقت ثبت کنند چرا که این زمان در مدیریت و کنترل پروژه و همچنین در محاسبه هزینه های پروژه نقش محوری دارد.

نرم افزار مدیریت کار و پروژه باید بتواند لیست کار های تیم و زمان تخمینی و واقعی هر یک از کار ها را به روشنی نمایش دهد.

از دیگر ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت پروژه، گزارش ها و خروجی های مناسب است. گزارش کارکرد افراد به تفکیک کار، گزارش هزینه های تیم و گزارش های زمانی منجمله ماهانه و هفتگی برخی از آنها هستند. گزارش ها در سامانه های مدیریت پروژه اگرچه جنبه بازبینی و بازنگری روند فعالیت افراد را دارد اما برای استفاده در دیگر ابزار های شرکت منجمله نرم افزار های مالی و نرم افزار های ارزیابی عملکرد نیز استفاده می شود.

نرم افزار مدیریت پروژه در چه حوزه هایی نباید حضور داشته باشد؟

همان طور که پیش از این گفت شد نرم افزار ها می توانند نقش قابل توجهی در موفقیت شرکت ها داشته باشند اما باید در تعریف نقش نرم افزار ها و شیوه تعامل کاربران با نرم افزار در مسیر پیشرفت شرکت باید توجه و دقت لازم انجام گیرد. نرم افزار ها صرفا نقش کمک رسانی دارند و نباید در حوزه های انجام کار و تصمیم گیری های اصلی ورود داشته باشند مثلا یک نرم افزار اداری نباید به اندازه ای گسترده و وسیع باشد که قدرت فکر کردن و خلاقیت را از کارمندان بگیرد بلکه یک نرم افزار خوب باید به اندازه ای انعطاف پذیر باشد که بتواند خلاقیت ایجاد شده در تیم را به بهترین شکل محقق کند.

در تصمیم گیری های اصلی کسب کار نیز نرم افزار ها می توانند تحلیل هایی را به عنوان پیشنهاد ارائه دهند اما تصمیم گیری و رویکرد عملی کسب و کار باید توسط کاربران تعیین و عملیاتی شود. یک نرم افزار خوب باید بتواند نیاز شرکت برای کنترل و بازرسی فعالیت ها را برآورده کند. مثلا مدیر بتواند آخرین فعالیت های روی یک کار را ببیند اما نرم افزار نباید در تشخیص گلوگاه ها و نقاط چالشی پیشداوری کند بلکه باید در تشخیص این موارد به مدیران کمک کند.

باید در تعریف نقش نرم افزار ها و شیوه تعامل کاربران با نرم افزار توجه و دقت لازم انجام گیرد

راه کار مدیریت پروژه

در طراحی و توسعه نرم افزار راه کار همین اصول در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال نمایش در دسترس اطلاعات اصلی پروژه مثل هزینه مالی و میزان کار انجام شده و کار باقیمانده از ویژگی های ساده اما بسیار مهم است. این اطلاعات به تشخیص کیفیت حرکت تیم و پیشبینی آینده پروژه کمک حائز اهمیتی می کند. به همین ترتیب اطلاعات گزارشی سامانه نیز قابل توجه است. انواع گزارش ها از وضعیت فعالیت کاربران و هزینه های مالی و زمانی قابلیت مهم ای است که شرکت ها را در بازنگری و تصمیم گیری درباره روند فعالیت تیم ها کمک می کند.

نرم افزار کاریار

هدر گنج در گنجه

گنج در گنجه

تصاویر یادآور حوادث و خاطرات گذشته ما هستند. شاید شما نیز مشکل حفظ تصاویر و همچنین جستجو و پیدا کردن تصویر مورد نظر خود را لمس کرده باشید اما این مشکل برای سازمانی که از تصاویر استفاده ویژه ای دارد بسیار سخت تر است. این مشکل می تواند بوسیله نرم افزار های کامپیوتری به خوبی حل شود تا کاربران در سریع ترین زمان ممکن بتوانند تصاویر خود را ثبت کنند و در سریع ترین زمان ممکن تصویر مودر نظر خود را بین هزاران عکس پیدا کنند.

سرفصل ها

  • دسترسی آنلاین به تصاویر
  • برچسب زنی تصویر و هوش مصنوعی
  • محتوای خوب بوسیله نرم افزار خوب

دسترسی آنلاین به تصاویر

آرشیو تصاویر همیشه از دغدغه های اصلی سازمان هایی است که گنجینه های بزرگی از تصویر دارند مثلا یک خبرگزاری نیاز دارد تصاویری که از منابع مختلف دریافت می کند را به سرعت و با جزئیات کامل ثبت کند. از طرف دیگر نیاز دارد در سریع ترین زمان ممکن از بین تصاویر مختلفی که پیش از این ثبت شده است، تصویر مناسب خود را پیدا کند. همه این امکانات باید در شعب مختلف در دسترس باشد و کاربران از سراسر کشور بتوانند در این فرایند مشارکت کنند. بنابراین ویژگی اصلی یک نرم افزار آرشیو تصویر را می توان دسترسی سریع و آنلاین به محتوای دانست.

برچسب زنی تصویر و هوش مصنوعی

تصاویر همیشه همراه خود اطلاعات جانبی فراوانی دارند مثلا محل ثبت تصویر یا موضوعی که در تصویر به آن اشاره شده است قسمتی از این اطلاعات است. اما دسته ای دیگر از اطلاعات تصاویر برچسب ها یا به اصطلاح تگ های تصویر می باشد. معمولا هر تصویر چندین تگ در زمینه موضوع تصویر، محل رخداد، زمان رخداد و یا اشیاء داخل تصویر دارد.

این تگ ها معمولا توسط انسان ثبت می شود اما با گسترش هوش مصنوعی و پردازش تصویر این امکان وجود دارد که به کمک هوش مصنوعی تصاویر را برچسب گذاری کنیم. تگ زدن تصاویر به کمک ماشین بسیاری از هزینه های نگه داری تصاویر را کاهش می دهد و بعلاوه با سرعت بالاتر تصاویر برچسب گذاری می شود. از آنجا که حجم تصاویر روز به روز درحال افزایش است بنابراین روش برچسب گذاری با هوش مصنوعی هر روز بیشتر از دیروز بصرفه تر خواهد شد.

با گسترش هوش مصنوعی و پردازش تصویر این امکان وجود دارد که به کمک هوش مصنوعی تصاویر را برچسب گذاری کنیم

محتوای خوب بوسیله نرم افزار خوب

تولید محتوا در انواع قالب ها نیازمند گنجینه تصاویر مناسب است. کیفیت تصاویر و ارتباط آنها با موضوع مورد بحث به صورت مستقیم در کیفیت محتوای تولید شده تاثیر دارد. از این رو ابزاری برای دسترسی سریع به تصاویر شرط لازم برای تولید محتوای مناسب است. امکان جستجوی سریع و مفهومی، امکان جستجو بر اساس کیفیت تصویر و امکان دسترسی به نسخه با کیفیت تصاویر از ویژگی های مهمی است که از یک نرم افزار آرشیو تصویر انتظار می رود.

گنجه سازمان

نرم افزار آرشیو تصویر گنجه بر اساس همین اصول طراحی شده است. ثبت سریع تصویر و امکان ثبت تمام جزئیات و همچنین امکان مدیریت تصاویر ورودی به سامانه از قابلیت های گنجه است. امکان جستجو روی تگی تصاویر و جستجو بر اساس نمره کلی عکس به کاربر این امکان را می دهد که به سرعت به تصویر مورد نظر خود دست یابد. نرم افزار آرشیو عکس گنجه می تواند دستیاری قدرتمند برای سازمان های محتوا محور و گنجه ای برای گنجینه مجموعه شما باشد.

امکان جستجوی سریع و مفهومی، امکان جستجو بر اساس کیفیت تصویر و امکان دسترسی به نسخه با کیفیت تصاویر از ویژگی های مهمی است که از یک نرم افزار آرشیو تصویر انتظار می رود

نرم افزار گنجه

هدر جعبه ابزار

جعبه ابزار سازمان

اگر چه کسب و کار ها از ابعاد مختلف مثل نوع فعالیت و تعداد کارمندان با هم متفاوت اند اما همه آنها در بعضی از موضوعات با هم یکسان هستند مثلا همه شرکت ها نیاز به ابزاری برای ثبت کارکرد افراد خود دارند تا بوسیله آن هزینه های خود را کنترل کرده و از طرف دیگر پرداختی های کارمندان را محاسبه کنند. موضوعاتی مانند ثبت تردد ها و کارکردن ها، ثبت غذا، اطلاع رسانی پیام های سازمانی، مدیریت کالاهای تخصیص داده شده به کارمندان و دفترچه تلفن سازمانی از نیاز هایی است که اغلب سازمان ها به دنبال تامین آن هستند.

سرفصل ها

  • امکانات پر کاربرد سازمانی
      • ثبت تردد و کارکرد
      • ثبت غذا
  • سازمان چابک، نرم افزار انعطاف پذیر

امکانات پر کاربرد سازمانی

سازمان و شرکت های مختلف از آنجا که در حوزه های متفاوت فعالیت دارند به طور طبیعی تفاوت های مختلفی با هم دارند اما از بعضی ابعاد نیز شبیه یک دیگر هستند مثلا همه سازمان ها نیاز به ابزاری دارند که بوسیله آن زمان حضور و میزان کارکرد هر شخص ثبت شود. این اطلاعات برای محاسبه حقوق کارمندان و همچنین برای محاسبه هزینه های سازمانی مورد نیاز است. بنابراین همه سازمان ها چه در حوزه فعالیت های صنعتی کار کنند چه در حوزه فعالیت های خدماتی، نیاز به ابزاری دارند که امور معمول اداری آنها را سامان دهد.

مثلا امکان ثبت تردد و ثبت کارکرد از قابلیت هایی است که همه سازمان ها نیازمند آن هستند. کارمندان باید بتوانند ساعت حضور خود را در سیستم ثبت کنند. این امکان همچنین باید به اندازه کافی ساده و در دسترس باشد که کاربران بتوانند در اولین زمان شروع کارکرد خود را اعلام کنند و همین طور پایان کارکردن خود را ثبت کنند. از طرف دیگر کاربران نیاز دارند میزان زمانی که روی هر یک از کار های خود مصرف کرده اند را در سیستم ثبت کنند مثلا اگر در روز 7 ساعت کار کرده اند، اعلام کنند که 5 ساعت روی کار یک و دو ساعت روی کار دیگر زمان گذاشته اند.

همه سازمان ها چه در حوزه فعالیت های صنعتی کار کنند چه در حوزه فعالیت های خدماتی، نیاز به ابزاری دارند که امور معمول اداری آنها را سامان دهد

از دیگر نیاز های عمومی سازمان ها امکان مدیریت درخواست غذا در سازمان است. در بسیاری از سازمان ها وعده های غذایی بین کارمندان توزیع می شود که این نیازمند بستری برای تعریف غذا از سمت بخش مربوطه و همچنین امکان رزرو غذای روزانه یا هفتگی از سمت کاربران می باشد. این امکان نیز باید در دسترس باشد تا کاربران بتوانند به سرعت وضعیت سفارش غذای خود را ببینند و در صورت نیاز غذا سفارش دهند.

سازمان چابک، نرم افزار انعطاف پذیر

رویکرد چابک در مدیریت مجموعه ها از رویکرد های جدید و پرطرفدار در حوزه مدیریت است. در این رویکرد سازمان تلاش می کند تنها به اولویت ها بپردازد و در طرف مقابل از حواشی و فعالیت هایی که ارزشی تولید نمی کند پرهیز کنند. قسمتی از این چابکی سازمان از طریق نرم افزا مناسب تامین می شود. نرم افزار خوب در دریافت و نمایش اطلاعات باید به اصل پرداختن به اولویت ها و توجه به ارزش تولید شده دقت داشته باشد. از این رو یک نرم افزار اداری باید بتواند علاوه بر حفظ اصول، قابلیت انعطاف با شرایط مختلف را نیز داشته باشد.

کاریار سازمان

نرم افزار کاریار بر اساس همین اصول طراحی شده است. کاریار امکان ثبت سریع تردد و همچنین تعیین مدت زمان فعالیت روی هر کار را فراهم می کند. همچنین کاربران می توانند در سریع ترین زمان اطلاعیه های سازمانی را مشاهده کنند. از طرف دیگر کاریار امکان ثبت تخصیص کالا را فراهم می کند که این ویژگی برای مدیریت کالا و تجهیزات سازمان و دسترسی به وضعیت هر کالا ضروری است. کاریار یک جعبه ابزار ساده سازمانی است که می تواند سازمان شما را در فرایند چابک شدن همراهی کند.

یک نرم افزار اداری باید بتواند علاوه بر حفظ اصول، قابلیت انعطاف با شرایط مختلف را نیز داشته باشد.

نرم افزار کاریار